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第83章 横向课题经费合规避税与报销指南（第4页）

去年有个老师，发票抬头写的是‘XX&bp;大学（材料学院）’，财务系统识别不了，直接退回，重新开票花了一个月。”

商品和服务名称匹配：发票上的&bp;“货物或应税劳务、服务名称”

&bp;必须与课题内容相关，不能笼统写&bp;“办公用品”

“咨询费”

“服务费”

。

“比如买实验试剂，要写具体的试剂名称（如‘氯化钠试剂’‘硫酸亚铁溶液’），数量、单价要明确；差旅费报销，交通费发票要写清出发地、目的地、时间，住宿发票要附明细单（含房间号、入住时间、退房时间、单价）。”

“这里还有一个非常实用的小窍门哦！”

我兴致勃勃地接着说道：“假如对开具发票的具体内容不太清楚该如何填写时，可以事先与公司的财务部门取得联系，并向他们咨询相关事宜。

然后，请财务人员根据实际情况给出一份清晰明了、详尽准确的开票规范说明文档。

最后呢，将这份文件及时转达给我们的合作伙伴或者服务提供商们，如此一来就能有效地防止因开票错误而带来不必要的麻烦啦！

举个例子来说吧，某些企业可能一直以来都习惯于开具‘技术服务费’这种类型的发票，但倘若当前所涉及到的项目属于技术研发领域，那么从专业角度出发，最好还是选择开具‘技术开发费’更为妥当些。

毕竟这样做不仅能够更好地契合双方签订的合同条款要求，而且对于日后办理税务备案手续而言也会相对便捷许多呢！”

（二）高频费用报销：留存辅助凭证，有据可查

“差旅费、会议费、劳务费是横向课题的高频报销项目，也是财务审核的重点，必须留存辅助凭证。”

&bp;我展开具体说明：

差旅费：除了交通发票、住宿发票，还要附行程单（飞机票、火车票需打印行程单，高铁票可截图留存）、课题出差审批单（学校统一格式，需学院领导签字）。

“如果是多人一起出差，要附出差人员名单；如果住宿发票是定额发票，还要附酒店出具的入住证明，证明住宿的真实性。”

会议费：除了会议费发票，还要附会议通知（含会议主题、时间、地点、参会人员名单）、会议议程、参会签到表。

“如果会议是在外地召开，还要结合差旅费报销，确保会议时间、地点与出差行程一致。

去年有个团队报销‘北京课题研讨会’费用，但出差审批单上的时间是周末，且没有参会签到表，财务怀疑是旅游费用，不予报销。”

劳务费：除了劳务费发票（外聘专家需到税务局代开发票），还要附劳务合同、专家身份证复印件、劳务报酬发放表（需专家签字确认）。

“如果是给研究生发助研津贴，要附研究生助研津贴发放审批表，注明课题名称、发放标准、发放月份，由课题组负责人、学院分管领导签字。”

（三）报销流程：分类整理，规范填报

“票据收集齐了，怎么整理和填报也有讲究。”

&bp;我分享了一个实用方法：“第一，按费用类型分类整理，比如把交通费、住宿费、实验耗材费分开装订，用便签标注每类票据的金额、张数、对应的课题任务（如‘实验耗材&bp;-&bp;XX&bp;项目样品检测’‘差旅费&bp;-&bp;XX&bp;企业技术对接’）。

第二，在学校经费管理系统中准确填报，‘经费来源’选‘横向课题’，‘课题编号’填写完整，‘费用类别’与票据类型一致，避免与纵向课题经费混淆。”

“还有一个非常普遍且容易让人陷入其中的错误观念呢！”

我一脸严肃地提醒着对方，并接着说道：“有一部分教师可能因为贪图省事或其他原因，会将属于横向课题项目产生的费用误记到纵向课题中来；又或是反过来操作——将纵向课题相关支出归入横向课题之下。

这种行为可是万万不可取的啊！

要知道，横向课题所涉及的经费实际上来源于企业方面给予我们的委托资助金，而纵向课题则完全依赖于国家财政部门提供的专项资金支持。

由于二者各自有着截然不同的管理规定以及具体可报销的范畴界定标准，如果随意混淆使用并进行虚假报账申报等违规操作，那么一旦遭遇严格审查和审计时便极有可能被判定存在所谓的‘经费挪用’问题，届时其所带来的负面影响与法律责任都将会异常严峻且不容小觑呀！”

三、特殊场景处理：提前预判，主动对接

“除了常规情况，还有几个特殊场景，大家一定要提前准备，避免手忙脚乱。”

&bp;我切换到下一页&bp;PPT，开始解答预设的问题。

（一）外聘专家劳务费：代扣代缴个税，避免漏缴

“鹿老师，外聘专家的劳务费，个税是我们自己扣还是专家自己缴？”

&bp;王磊再次举手。

“必须由课题组代扣代缴！”